Konstituerende klyngerådsmøde afholdt d.22 Nov. 2021 i Huset (HUIF) Hovborg

Indledningsvis skal konstateres at konstitueringen sker jv.f. oprindelig vedtagen forretningsorden således at rådet i interrim-periode, frem til at aktiviteterne er på passende niveau, opererer uden “høvding” og “jarl”, således at konstituering er i hht vedtægter formelt med valg af formand og næstformand (valgt blandt de 2 * 5 lokalråds-repræsentanter) og dermed juridisk opererer indenfor de gældende vedtægter, og rådet dermed alene består af 2 * 5 lokalråds-repræsentanter. Denne model er konfirmeret af de repræsenterede lokalråd.

Til stede: Erik Rytoft Jensen, Gitte Jakobsen, Jens Peter Pors Eriksen, Kristian B. Pedersen, Marion Mortensen, Nicolaj Pedersen, Niels Erik Storm Nielsen, Per Solgaard, Peter Kristensen, Søren Adelholm Brandbyge

Afbud: Ingen

Referent interrim: Søren

Agenda for mødet

1. Velkomst og præsentation bordet rundt
2. Konstituering af rådet – valg af formand, næstformand, sekretær og kasserer
3. Lille snak om hvordan gik Hærvejstinget – indtryk og læring – aflønning af Kirsten for hendes indsats
4. A.h.t. økonomien så skal vi have underskrevet bank-dokumenter
5. Snak om vedtægtsændringer, forslag at vi opdeler ændring i to tempi (første step snarest, andet step efterfølgende):
   1. Ændring m.h.t. hvem der tegner klyngen således at vi kan gøre økonomiske transaktioner mere smidige + ændring mht “Høvding og Jarl” således at vi reelt kan operere med et råd + formand, indtil klyngen er i en rolig gænge (forslag fremsendes inden mødet)
   2. Ændring mht. klyngens sammensætning, således at vi reelt kan åbne op for flere deltagende byer
6. Det fremtidige virke:
   1. Kontingent-indbetalinger
   2. Prioritering af aktiviteter, emner i spil er:
      1. De enkelte arbejdsgrupper
      2. Fremtidens landsby – hvad ser vi der ligger deri?
      3. Folkeoplysningspuljen – vi har en mulighed for relevant aktivitet og financiering, det skal blot ske snarest: https://slks.dk/tilskud/stamside/tilskud/folkeoplysningspuljen (kig under “formål”) ansøgningsfrist: 08.12.2021, kl. 14:00
   3. Tage hul på planlægning af det næste Hærvejsting:
      1. Valg af dato
      2. Nedsætte lille udvalg til at starte planlægning
7. Eventuelt

Kortfattet beslutningsreferat

1. 1. Erik bød velkommen i det iskolde mødelokale og glædede sig over at alle var mødt frem. En hurtig runde bordet rundt.
   2. Valgt under applaus:
      • Formand: Erik
      • Næstformand: Kristian
      • Kasserer: Gitte
      • Sekretær: Niels Erik
   3. Generelle indtryk (og tilbagemeldinger fra besøgende) var at tinget gik godt og var interessant. Hærvejstinget var søgt sponseret af Dagrofa, men formodentlig et afslag, så vi skal på anden vis tilsikre at Kirsten modtager en erkendtlighed for hendes store indsats for at arrangere eventen. Vi har stadig nogle regninger derfra, der har afventet valg af ny kasserer (og dermed at vi igen kan disponere over financer). Var fornuftigt besøgt, antageligvis 300+ hen over dagen. Events/foredrag var rigtig gode og inspirerende og Erik har modtaget slideshows der dog ikke kan deles frit, men bruges til inspiration. Stedet var godt, dog ikke helt ideelt at ting ikke direkte blev oplevet af de besøgende som del af det samlede event, så flere ting der kan justeres, inklusive tematisering af klyngens form og drift modelleret over ældre dansk folklore (indgår i arbejde med justering af vedtægter). Derfor ikke helt så stor respons fra besøgende på tema om “fremtidens landsby”, dog nok til at bekræfte tema for det videre arbejde.
   4. Nødvendige papirer opnået fra de nye i rådet. Erik og Gitte foretager herefter det fornødne overfor banken. Og hvad der ellers er af formelt papirarbejde.
   5. Indledningsvis, så afgav tinget teknisk godkendelse til at rådet initierer vedtægtsændringer (også skreven i hht indkaldelsen). Overordnet set blev vedtægter og arbejdsform i rådet diskuteret, og bordet rundt flere ønsker om en simplificering. Gitte foreslog at splitte ting ud fra samling, således at det bliver mere klart hvad der er hvad (også en læring fra det afholdte ting. Vedtaget at vi søger at indarbejde det i fase 2 ændring.
      1. Vedtaget at vi formulerer en vedtægtsændring med hensigt at formand, næstformand og kasserer i enighed tegner klyngen og financielt disponerer. Søren formulerer et forslag til diskussion på kommende rådsmøde.
      2. En del diskussion vedr. hvordan den ønskede ændring kunne formuleres i både hensigt og tid. Det blev vedtaget at arbejde videre på en formulering, men i den mellemliggende tid (indtil forslag foreligger og kan vedtages – hvilket formelt tidligst kan åbne op for flere byer i klyngen på et kommende ting) vil rådet invitere andre byer indenfor klyngens definere lokalitet (Erik vil sondere og invitere) til at stille med repræsentanter til rådsmøderne (dog uden stemmeret), og arbejdsgrupper (og andre aktiviteter) vil være åbne for deltagelse af repræsentanter fra byer udenfor klyngen (men indenfor definerede lokalitet). Eller meget kort: vi vil være særdeles åbne og byde andre velkommen til at være med så langt som vedtægterne tillader.
   6. Dette punkt blev diskuteret noget ustruktureret, men sorteret ud i de enkelte emner:
      1. Gitte og Erik retter henvendelse til lokalrådene.
      2. Prioriteringer – blev ikke formelt defineret, men drøftelser og info leveret på det flg. punkter givet:
         1. De enkelte grupper fortalte kort hvilke aktiviteter der var i støbeske – ingen ændring i prioriteter siden tinget (se referat fra dette). Sammensætning af de enkelte grupper uændret, men nye er særdeles velkomne. Generelt velfungerende grupper med stor aktivitet på nær “kommunikationsgruppen” der dels savner deltagere og dels savner en mere skarp strategi (Peter meldte sig under fanerne).
            Ungegruppen hedder nu “e-sport” da der var en misalignment med oprindelige DGI-definition af “unge”. Efter denne ændring (også i aldersmålgruppe) gik aktiviteterne fra “overlevelse” til “dundrende succes”.
            Ny gruppe under opbygning: “ATV-gruppe”.
            Bosætningsgruppen skifter gear fra boliger til delebil.
         2. Fremtidens landsby blev ikke drøftet substantielt men koncensus om at vi skal arbejde videre dermed, men det fordrer at vi får nedsat / inviteret en arbejdsgruppe til at håndtere det videre (bl.a. en konstatering af at rådets medlemmer i forvejen var hårdt booket i andre grupper og andre aktiviteter, så denne aktivitet fordrer “frisk blod”). Delvis vil vi koble det sammen med efterflg. Punkt:
         3. Aktivitet der kan falde indenfor folkeoplysningspuljen – Søren vil formulere et forslag snarest og rundsende til rådet. Polering via elektroniske medier da deadline er meget snart. Udgangspunkt i ”samarbejde mellem de mange foreninger i klyngen” (og muligvis en smule inspiration fra vores tema: “fremtidens landsby”) samt puljens formål (der er noget nær identisk med fokus for klyngens aktiviteter).
      3. Næste hærvejsting:
         1. Som planlægningsdato er sat at tinget skal afholdes d. 24 September.
         2. Udvalg ikke nedsat, men enighed om at vi skal diskuteret på kommende rådsmøde tema og form for tinget. Indtil videre antages tema “fremtidens landsby, 2” men ideer efterlyses.
   7. Løst og fast vendt men (qua punktet) intet besluttet. Dog nævneværdigt: info om lokale initiativer centreret omkring samarbejde, fx mellem foreninger og mellem lokalråd – Søren og Erik lead.

Mødet blev afsluttet både på aftalte tidspunkt, i god ro og orden og i behagelig stemning. Tak til alle.